Design Sprint: Unsere wertvollsten Tipps aus der Praxis

„Aus Fehlern lernt man am besten“, heißt es. Wer schon einmal einen Design Sprint geleitet hat, wird immer wieder Dinge bemerken, die man irgendwie noch optimieren könnte. Auch der Erfinder des Design Sprints, Jake Knapp, hat die Methode nicht aus einer rein theoretischen Überlegung in Buchform gegossen, sondern ist aus viel praktischer Erfahrung zu diesem Ablauf gekommen.

Auch wir als Agentur lernen nach mehreren Sprints für Kund*innen aus unterschiedlichsten Branchen immer wieder dazu – jedes Mal. Hier finden Sie unsere wichtigsten Tipps zur erfolgreichen Durchführung eines Design Sprints:

Sie suchen Tipps in einer bestimmten Design Sprint Phase?

• Vorbereitung & Planung
• Zeitmanagement im Design Sprint
• Moderation verbessern & Teilnehmerinteraktion fördern
• Methoden und Prozesse im Design Sprint optimieren
• Moderation & Nutzertests
• Remote-Design-Sprints durchführen

Vorbereitung & Planung

Ein gut geplanter Design Sprint beginnt nicht erst am ersten Tag des Workshops. Vielmehr entscheidet die Vorbereitung maßgeblich über den Erfolg des gesamten Prozesses. Von der Definition der Zielgruppe bis zur Rekrutierung der Proband*innen und dem Zeitmanagement – diese Schritte legen den Grundstein für reibungslose Abläufe und ein starkes Teamgefühl.

Wer sind unsere potenziellen Nutzer*innen?

Diese Frage sollten wir schon vorab geklärt haben. Oder zumindest eine grobe Ahnung und Einigung (!) haben, wem wir am letzten Tag den Prototypen vorsetzen möchten. Nicht nur aufgrund der Rekrutierung von Proband*innen, sondern vor allem, da wir in unserem Sprint kaum Zeit haben, diese Frage ausgiebig zu klären.

Rekrutierung auslagern

Neben der Moderation, Planung und Vorbereitung des Sprints auch noch Anzeigen bei Facebook und eBay veröffentlichen und sich um die Slot-Planung von möglichen Kandidat*innen kümmern (die zudem auch zusätzliche Fragen und Betreuungsaufwand mitbringen)? Dieser Stress hindert uns vielleicht an einer guten Durchführung des Sprints. Daher sollten wir diese Aufgabe entweder vorab erledigt haben. (aber Achtung! Vor dem „großen Tag“ tauchen häufig noch Fragen, Terminänderungen o. Ä. auf) oder vollständig auslagern. Am besten direkt an Profis/Dienstleister, die auf einen großen und geeigneten Probandenpool zurückgreifen können. Dies steigert nicht nur die Qualität der Ergebnisse, sondern mindert vor allem unnötigen Aufwand.

Blitzdemos müssen vorab angekündigt werden

Laut dem Original Design Sprint „kann“ den Teilnehmenden am Montagabend, also nachdem die Map fertiggestellt und der Fokuspunkt eingekreist wurde, die Hausaufgabe gestellt werden, sich für den nächsten Tag nach inspirierenden Lösungen umzusehen (Vgl. Jake Knapp: Sprint. Wie man in nur fünf Tagen neue Ideen testet und Probleme löst, München 2016, S. 95.). In der viertägigen Design-Sprint-Variante verwenden wir sogar direkt am ersten Tag diese Methode und die Teilnehmer*innen haben nur bis zu 25 Minuten Zeit für ihre Recherche.

Das Problem hierbei ist nicht nur die äußerst knappe Zeit (beim Original Design Sprint ist das weniger problematisch), sondern die ggf. fehlende Vorbereitung. Die Teilnehmenden müssen die Möglichkeit haben, sich vorab Gedanken um Inspirationen machen zu können und auch, wie sie diese am entscheidenden Tag präsentieren können. Zu oft mussten wir die Erfahrung machen, dass einzelne Teilnehmer*innen Frustration zeigten, da sie z. B. nicht die passenden Geräte dabei hatten oder ein simpler Login-Zugang fehlte.

Kein Nutzertest ohne Ersatzproband*innen

Was haben „Mein Freund hat meinen Laptop mitgenommen“ und „Ach so, ich dachte, das findet dort statt, wo es auch beim letzten Mal war“ gemeinsam? Es sind beides echte Aussagen aus dem Alltag eines Usability Testers, die beide zu ungünstigen Zeiten aufgetaucht sind: kurz vor dem eigentlichen Termin.

Deshalb müssen bei jedem Nutzertest zusätzliche Testpersonen eingeplant werden. Wenn wir weniger als 5 haben, ist das Ergebnis nur bedingt oder gar nicht aussagekräftig. Sicher gehen wir bei 5–6 Personen mit zwei zusätzlichen Testpersonen. Und dies entweder in Form von Überrekrutierung (zwei Personen nach dem eigentlich letzten Probanden, die ggf. nachrücken oder eine Absage inkl. Entschädigung erhalten) oder in Form von Standbys (zwei Personen, die sich jeweils den Vor- und Nachmittag freihalten und bei Bedarf sofort einspringen können, dafür aber auch eine höhere Aufwandsentschädigung erhalten).

Zeitlicher Puffer schadet nie

Auch wenn der Design Sprint sehr eng getaktet ist, gibt es immer wieder Stellen, an denen einzelne Methoden etwas mehr Zeit benötigen als geplant. Das kann aufgrund von Diskussionen geschehen, aber auch durch ganz triviale Dinge (technische Schwierigkeiten, Zugverspätung etc.). Generell ist es daher ratsam, an manchen Stellen auch etwas Raum für Puffer einzuplanen (z. B. zwischen den einzelnen Interviews). Es ist besser, am Ende des Tages fünf Minuten früher fertig zu sein als zehn Minuten zu spät. Das Timing ist bei einem Design Sprint entscheidend. Kein Teilnehmender darf einen wichtigen Schlussteil nicht mitbekommen (und so benachteiligt/ausgeschlossen werden), da er in einen Anschlusstermin o. Ä. musste.

Zeitmanagement im Design Sprint

Zeit ist im Design Sprint ein entscheidender Faktor. Die einzelnen Methoden sind eng getaktet, und effizientes Zeitmanagement kann den Unterschied zwischen einem hektischen Ablauf und einem erfolgreichen Workshop ausmachen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Zeit effektiv nutzen und gleichzeitig Raum für Diskussionen und Entscheidungen schaffen:

Diskussionen steuern und rechtzeitig auflösen

Ein wichtiger Punkt, der viele Sprints zum Scheitern neigen lässt, sind „zu nette“ Moderierende oder (bei internen Teams vor allem) fehlende Durchsetzungskraft. Nein, wir müssen nicht in die strenge Lehrer-Rolle verfallen, ein Design Sprint soll schließlich auch Spaß machen und motivieren. Diskussionen sollten aber nicht zu lange stattfinden, vor allem aufgrund des engen Timings. Daher ist es notwendig, den Entscheidenden früh genug zu Entscheidungen aufzufordern. Und insbesondere in der „Bestimmen“-Phase (vor allem die Storyboard-Erstellung) helfen zwei Dinge: kurze Dot Votings und der oben genannte „Pferd-Spruch“. Wir kommen so effizient zu Entscheidungen und einem gemeinsamen Verständnis.

Entscheidungen sofort treffen

Bei anstrengenden und dauerhaften Meetings neigen wir manchmal dazu, die anstrengenden Punkte auf unserer Liste oder neue, die hinzukommen, auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Prokrastination fällt uns aber spätestens beim Prototyping auf die Füße: Welcher Screen erscheint hier? Nehmen wir jetzt dieses oder jenes Bild? Ist hier nicht doch die andere Variante sinnvoller?

Diese Fragen klingen später entweder in Form von Überstunden oder einem mangelhaften Ergebnis (und einem schlechten letzten Eindruck) nach.

Moderation verbessern & Teilnehmerinteraktion fördern

Ein Design Sprint steht und fällt mit der Moderation. Hier geht es darum, alle Teilnehmer*innen abzuholen, für Klarheit zu sorgen und gleichzeitig die Motivation hochzuhalten. Durch eine geschickte Kommunikation, gezielte Fragen und das Vermitteln von Sicherheit kann die Moderation den Unterschied zwischen einem mittelmäßigen und einem herausragenden Sprint ausmachen.

Stimmungen erfassen mit „Wie geht es euch?“

Diese Frage ist kurz und schmerzlos. Sie hilft dabei, immer wieder das aktuelle Befinden abzutasten und evtl. Fragen aufzugreifen (die ggf. zurückgehalten werden). Seitdem wir diese Frage in einem Design Sprint mehrmals stellen, haben Zusammenhalt und Motivation spürbar zugenommen.

Den generellen Ablauf immer wieder zwischendurch erklären

Nicht nur zu Beginn holen wir alle Teilnehmende ab. Zwischendurch ist es immer wieder hilfreich kurz aufzuzeigen, was wir gemacht und geschafft haben und WIE es damit anschließend weitergeht (wofür wir das Ganze machen). So schafft man Verständnis, holt die Leute ab und sensibilisiert für die Methode.

Das Whiteboard ist eine zentrale Stütze

Wenn wir den Tagesablauf, die wesentlichen Angaben und Merkmale der Methoden zu Beginn auf einem Whiteboard festhalten, löst sich das vorherige Problem ohnehin von alleine auf (und vermittelt eine hervorragende Organisation). Zusätzlich ist eine PowerPoint-Präsentation (o. Ä.) sinnvoll, um ggf. weitere Beispiele und Eindrücke zu vermitteln.

Keine spontanen Änderungen an der Methode an sich zulassen

Einfach mal auf die Straße gehen und die Menschen fragen, was sie von unserem Thema halten? Vielleicht doch mal spontan eine Empathy Map (Design Thinking) erstellen, denn das Ergebnis gibt uns Einigkeit und neue Einblicke?

Was nett gemeint ist, entpuppt sich später zu einem großen Problem, wenn die folgenden Methoden nicht mehr aufeinander aufbauen können. Gleichzeitig würden solche Taten zu einer Umstrukturierung des Timings zwingen, denn für spontane Aufgaben ist in einem Design Sprint überhaupt kein Platz vorhanden.

Vor allem macht es aber den Moderierenden, der Vorbereitungen geleistet hat, sowie die Methode des Design Sprints an sich unglaubwürdig. Das Konzept und das Grundgerüst sind erprobt. Darin müssen wir als Team vertrauen.

Bestimmte Sätze, an die wir erinnern müssen

Drei Sätze wiederholen wir gerne im Sprint mehrfach und an unterschiedlichen Stellen. Seitdem helfen, Verständnis aufzubauen und die Teilnehmenden zu motivieren:

• Vor allem in der Anfangsphase:
  NICHTS muss perfekt sein. Wirklich nichts. Natürlich könnten wir die Map noch ausführlicher gestalten und weitere Beteiligte erwägen und die einzelnen Schritte, Wünsche und Gedanken weiter aufschlüsseln. So könnten wir sichergehen, dass wir garantiert nichts übersehen. Dann sollten wir es aber sowieso direkt „richtig“ machen und Persona- und CJM-Workshops machen. Mit Vorbereitung und Auswertung dauert das aber in der Regel mehrere Wochen. Dafür haben wir hier validierte Daten. Das ist dann aber kein Sprint mehr und dauert zu lange? Richtig, deshalb ist die knappe Version perfekt für uns. Um die Details können (und sollten) wir uns in diesem Fall später kümmern.
• Vor allem im kreativen Teil:
  Zum Designen gehört das Verwerfen von Ideen zwingend dazu. Das ist normal. Das Erstellen von mehreren Varianten und das vorläufige Aussortieren von Alternativen mit Potenzial gehen Hand in Hand. Die Dekonstruktion eigener Erzeugnisse mag sich für manche ungewohnt oder sogar verletzend anfühlen. Hier hilft es zusätzlich zu betonen: Keine Idee geht jemals verloren! Alles wird dokumentiert.
• Vor allem, wenn wir uns auf einen Lösungsweg einigen:
  Wir setzen auf ein Pferd und mit diesem gehen wir am letzten Tag ins Rennen. Welchen Platz die anderen Pferde, die wir hätten auswählen können, am Ende erreicht hätten, wissen wir nicht. Aber das können wir immer noch später herausfinden. Immer wieder zu betonen, dass wir eben auch ein bisschen auf unsere Entscheidung „wetten“, hilft den Teilnehmenden bei der Einigung ungemein.

Methoden und Prozesse im Design Sprint optimieren

Die Methoden des Design Sprints bieten einen bewährten Rahmen, der Kreativität und Effizienz miteinander verbindet. Von der Wahl zwischen Design Sprint 1.0 und 2.0 bis zur geschickten Anwendung einzelner Methoden wie den „Wie-Können-Wir-Notizen“ – hier kommt es darauf an, die Prozesse konsequent und gleichzeitig flexibel umzusetzen.

Der sogenannte „Design Sprint 2.0“ heißt nicht so, weil er per se besser ist

Wer sich über die Methodik „Design Sprint“ informiert, stößt schnell auf den sogenannten „Design Sprint 2.0“. Hierbei handelt es sich um eine Verkürzung und teilweise auch Umstrukturierung des ursprünglichen Design Sprints, wodurch wir einen Tag sparen. Ein Team nur für vier Tagen, anstelle von fünf, freizustellen senkt die Hürde zur Durchführung dieser spannenden Methode. Das ist super, aber es bedeutet nicht – auch wenn es der Name suggeriert und es immer wieder behauptet wird –, dass wir auf die Version 1.0 verzichten sollten.
In der viertägigen Variante werden vor allem Diskussionen durch Votings verkürzt. Manche Methoden werden zeitlich weiter reduziert. Andere neue und durchaus nützliche Methoden kommen hinzu („User Flow“). Dennoch scheint bei den Teilnehmern das Gefühl, dass man noch tiefer nachforschen könnte, hier schneller und eindringlicher zu entstehen. Bestimmte Themen wollen doch untereinander besprochen werden, aber die Methode kürzt es durch wenige Sätze und ein schnelles Voting ab.
Um zu entscheiden, welche Variante besser geeignet ist, empfehle ich deshalb auch die Ausgangsfrage einzubeziehen. Ist sie klar umrissen? Dann könnte der kürzere Sprint reichen. Sind viele Dinge noch offen und das Problem möglicherweise nicht eindeutig eingegrenzt? Dann spricht das für die fünftägige Variante.

Keine WKWs ohne Probelauf

Die Wie-Können-Wir-Notizen (engl.: How Might We?) sind eine effiziente und einfache Vorgehensweise, um Probleme aus einer anderen Perspektive zu betrachten (und schnell zu ersten Lösungsideen zu gelangen). Entscheidend ist, dass alle Teilnehmer genau wissen, wie diese Methode funktioniert, warum sie so praktisch ist, wie es danach damit weitergeht. (Warum erstellen wir diese Notizen?) und vor allem der Aufbau der Formulierung. Es ist wichtig, dass beim Sammeln der WKWs keine Notiz à „Nutzer springen an Stelle X ab“ zu finden ist.

Keine Angst vor dem Blick in die Checkliste

Überfordernd bei der praktischen Durchführung eines Design Sprints ist bei einigen Sprint-Moderatoren wohl die Menge an Methoden, deren genauer Ablauf und zeitlichen Vorgaben. Wie viele Klebepunkte sind bei dieser Methode noch mal vorgesehen? Waren für diese Übung 20 oder 25 Minuten vorgesehen? Fragen dieser Art stelle ich mir auch heute noch immer wieder. Jake Knapp persönlich übrigens auch. Daher ist es auch kein Problem, als professioneller Moderator vor den Teilnehmern einen Blick auf die Checkliste zu riskieren.

Einen Zeichner bei den Blitzdemos dabeihaben

Blitzdemos werden bei uns immer „ausgezeichnet“ und das im wortwörtlichen Sinn. Während die Teilnehmer präsentieren und der Moderator auf die Uhr achtet, zeichnet eine andere Person die Ideen schnell und skizzenhaft auf. Diese Skizzen werden mit einzelnen Notizen später an die Wand angebracht. Bilder sagen mehr als tausend Worte, heißt es – und in diesem Fall helfen sie enorm, die markanten Eigenschaften der Inspirationen auch später noch zu kommunizieren.
Wir zeichnen übrigens auch immer ein paar negative Dinge auf, die wir nicht aufgreifen wollen. Diese stehen zwar nicht im Fokus, helfen aber, vor allem bei Ideen mit mehrdeutiger Qualität den wesentlichen Punkt zu beachten. Außerdem helfen auch Anti-Ideen bei der späteren Kreativarbeit.
Wichtig dabei: mit zwei verschiedenen Farben arbeiten. Bei uns: blaue oder schwarze Skizzen für die normalen, positiven Erkenntnisse und rote Skizzen für die schlechten Dinge.

Prototyping und Nutzertests

Das Herzstück eines jeden Design Sprints: der Prototyp und die Nutzertests. In kürzester Zeit entsteht ein greifbares Ergebnis, das reale Nutzerfeedback liefert. Wichtig ist dabei, den Fokus nicht zu verlieren, schnell Entscheidungen zu treffen und den Testtag durch Ersatzprobanden abzusichern, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Prototyping: Keine neuen Ideen zulassen

Dieser Tipp greift den vorherigen auf und zielt in dieselbe Richtung. Allgemein können wir hier festhalten: Es ist besser, den Prototypen möglichst klein zu halten, als sich in Details zu verheddern. Und das ist vor allem während der Praxis nicht immer einfach.
Gerade wenn wir so wenig Zeit für unseren Prototypen haben wie bei einem Design Sprint (nun gut, immerhin einen ganzen Tag), gilt der Leitsatz: Wichtig ist nicht, dass es echt ist, sondern dass es echt wirkt.
Den Prototyping-Tag einfach strecken und von vornherein so planen, dass wir einen detaillierten HiFi-Prototypen erstellen können? Ggf. kann das je nach Ausgangsfrage notwendig sein, aber aus dem sogenannten „Rapid Prototyping“ wissen wir, dass wir auch bereits mit wenigen Strichen und Aufwand eine relativ verlässliche Einschätzung erhalten können, ob unsere Idee funktioniert oder nicht. Und darauf kommt es am Ende an. (Ein Design Sprint ersetzt nicht einen vollständigen Produktentwicklungsprozess, auch wenn manche Anbieter das in ähnlicher Weise kommunizieren möchten. Unser Ergebnis bleibt ein „Rohdiamant“.)

Ideen ggf. mit zwei Farben bewerten

Beim Heatmap-Voting der Lösungsvorschläge (und auch danach) kommt es bei begabten Talenten unter den Teilnehmern vor, dass vor allem gut gezeichnete Ideen auch tendenziell besser abschneiden. Obwohl gute Zeichner sicherlich häufig auch ein Händchen für gute und punktgenaue Kommunikation haben: Wenn große Qualitätsunterschiede sichtbar werden, dürfen die Teilnehmer beim Heatmap-Voting zwei unterschiedliche Farben verwenden: Eine für die gute Idee und eine für die Umsetzung. So hält man den ersten Eindruck etwas neutraler.

Niemand muss „schön“ zeichnen können

Vor Beginn des Kreativteils bitte unbedingt erklären, dass es nicht darum geht, schön zu zeichnen! Und das zusätzlich zu der Information, dass die ersten drei Teile privat und der letzte Teil zum Zweck der Abstimmung veröffentlicht wird.

Remote Design Sprint Workshops

Remote-Workshops ermöglichen es Teams, unabhängig von Standorten zusammenzuarbeiten. Doch die digitale Umsetzung eines Design Sprints erfordert besondere Anpassungen. Von der Strukturierung der Tage bis zur Erhaltung der Teamenergie: Diese Tipps helfen Ihnen, Ihre Remote-Sprints erfolgreich zu gestalten.

Remote? Dann bitte die ersten Tage durch zwei teilen

Dies war eine besonders anstrengende Erfahrung, die nicht nur für Design Sprints, sondern für Workshops jeglicher Art gelten sollte. Workshops, die vor Ort an ganzen Tagen stattfinden, können so nicht 1:1 ins Virtuelle verlagert werden. Es benötigt viel zu viel Energie, volle acht Stunden an einem Schreibtisch in einen Bildschirm zu schauen und dabei auch noch zu jeder Zeit einen Schwall innovativer Ideen zu produzieren (die auf diese Weise sowieso nur erschwert entstehen werden).
Stattdessen bitte die ersten Sprinttage halbieren (max. 4 Stunden) und ca. alle 60 bis maximal 90 Minuten eine Pause machen. Hiermit dauert der Sprint zwar länger, aber dafür wird die Laune, das Teamgefühl und letztlich auch die Qualität des Ergebnisses gesteigert – versprochen. Das Prototyping kann, wenn es ausgelagert wird oder nicht alle Teilnehmer benötigt werden, auch an einem ganzen Tag stattfinden. Dann ist es aber wichtig, das gesamte Team abzuholen und vor allem alle wichtigen Punkte und Fragen vorab geklärt zu haben. Der letzte entscheidende Tag (der Nutzertest) wird nicht gekürzt (es sei denn, die Zielgruppe ist sehr speziell und erfordert flexible Uhrzeiten).

Zeit sparen beim Anbringen der WKWs

Es hat sich in den vergangenen Sprints gezeigt, dass vor allem das nachträgliche Gruppieren der WKW-Fragen meist länger dauert als vorgesehen. Nach den Experteninterviews folgt meist eine Pause, sodass wir als Moderatoren (meist führen wir Design Sprints bei eresult als Zweierteam durch) diese damit verbringen, die übrigen gesammelten Fragen zu überfliegen und zu ordnen. Insbesondere bei größeren Teams von sieben bis acht Teilnehmern wird die Zeit hier knapp – ganz abgesehen davon, dass auch Sprint-Moderatoren sich über Pausen freuen.
Besser ist es daher wohl, die einzelnen WKWs nacheinander anzubringen, d. h. jeder Teilnehmer liest seinen Notizzettel kurz vor (diskussionslos!), bringt diesen ans Board an und sortiert. Währenddessen können doppelte Notizen direkt aussortiert werden und sinnvolle Kategorien gebildet werden. Das hat auch den Vorteil, dass für den nachfolgenden Schritt alle Teilnehmer bereits einen ersten guten Überblick über die Fragen haben und so schneller zum Voting gelangen. Und auch die Moderatoren haben eine Pause.

Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, welche weiteren Tipps haben Sie?

Quellenangaben

Dieser Artikel basiert teilweise auf Informationen aus früheren Beiträgen des usabilityblog.de. Einige der ursprünglichen Artikel sind möglicherweise nicht mehr zugänglich.

•  „21 praktische Design-Sprint-Erfahrungen (die ich gerne schon früher gewusst hätte)“ | Robin Nagel  (2021) eresult GmbH